Библиотека розничной торговли

Строители вавилонской башни

© Кира и Рубен Канаян

Сказание о Вавилонской башне известно нам с детства: задумали люди построить город и башню высотою до небес. Но Бог решил помешать их замыслу, смешав языки градостроителей так, что они перестали понимать друг друга. Грандиозное строительство прекратилось, кирпичный город и башня превратились в руины, а строители - рассеялись по всей земле. Сегодня в бизнесе задачи, стоящие перед компаниями, становятся все сложнее и комплекснее. Поэтому вопрос «общего языка», коммуникаций и информационного обмена в организации приобретает особую важность.

При росте фирмы, увеличении числа сотрудников усиливается и их специализация. Разделение операций имеет отрицательную сторону: работники, выполняющие определенные обязанности, перестают понимать, как именно их работа влияет на общий процесс, каков их вклад в решение поставленных задач, и как обеспечиваются взаимосвязи с другими подразделениями. В списке издержек, подлежащих сокращению в первую очередь, редко значатся издержки общения внутри компании. Некоторые руководители вообще не задумываются о них, а также не понимают, что из-за неудовлетворительных коммуникаций возникают не только потери рабочего времени, но и прямые убытки.

Основные симптомы проблемы с коммуникациями следующие:

  • периодическое невыполнение плана и отклонения от графика;
  • плохие отношения между сотрудниками различных отделов, взаимные претензии и частые жалобы на то, что приходится выполнять чужую работу;
  • очереди в приемной, толпа снующих работников в коридорах, столы, заваленные бумагами;
  • торможение или полная остановка дел в случае болезни или неожиданного увольнения кого-либо из работников.

Как же все-таки лучше организовать общение и взаимодействие в фирме? Рекомендуется взять на вооружение несколько принципов эффективных бизнес-коммуникаций:

Принцип KISS. «Keep It Short and Simple”– Держись краткости и простоты.

Это главный принцип в коммуникациях (известен также в формулировке «Не грузите коллегу»). Смысл сообщения как передачи информации – уменьшить степень неопределенности. Этому способствует только грамотно подготовленное сообщение. Когда вы пишете докладную записку, у вас есть время и возможности для редактирования: урезать текст, удалить громоздкие фразы и советские бюрократические штампы. В конце концов, поменять абзацы местами. Но кто из ваших коллег и знакомых готовится подобным образом к разговору? Например, записывает основные вопросы, план своих высказываний и предполагаемые контраргументы другой стороны, сразу после встречи фиксирует результаты и составляет план дальнейших действий? Скорее всего, вы сможете пересчитать таких людей с помощью пальцев одной руки. Поэтому внутрифирменные собрания часто переходят в разборки и дебаты на отвлеченные темы. Участники заканчивают их позже намеченного времени, выходят раскрасневшиеся, чрезвычайно довольные собой или наоборот, убитые. А на следующий день понимают, что не сказали и не услышали ничего нового, соответственно, и решения-то не достигли.

Сейчас навыками оформления деловой документации, подготовки докладов и презентаций, активного слушания и т.п. владеют, в основном, обладатели диплома МВА. Спрос на тренинги, посвященные развитию этих навыков у менеджеров среднего и высшего звена, невысок по сравнению с другими программами. Кто же признается, что находится на руководящей должности и не умеет слушать или, еще хуже, выступать! Встречаются даже мнения, что «американческие» навыки делового общения нежизнеспособны, противоестественны и даже откровенно вредны для российского менеджера. Однако достичь эффективности в общении с помощью принципа KISS можно только в результате планомерной работы каждого сотрудника над собой.

Принцип “Show must go on” - Шоу должно продолжаться.

Для любого руководителя важно достичь бесперебойности работы фирмы. Сотрудники приходят и уходят, а кушать хочется всегда. От нового сотрудника часто ожидают полной отдачи с первых же дней, но период «барахтанья в новых волнах» будет предельно кратким, только в случае, когда четко определено, с кем новичок должен взаимодействовать, в каких случаях и в какой форме. Часто получается, что затраты на процесс наставничества и мероприятия по обмену информацией и опытом гораздо меньше, чем потери от плохой работы новых сотрудников или отсутствия взаимозаменяемости.

Система ведения документации и отчетности должна предусматривать возможность передачи дел в случае болезни или непредвиденного ухода сотрудника. Но иногда распоряжение вести записи так, чтобы коллега или начальник мог легко в них разобраться, наталкивается на откровенное сопротивление, особенно сотрудников коммерческих отделов. Одни желают сохранить свои секреты, золотые базы (работать с которыми можно и в другой фирме!). Другие - боятся, что будут обнаружены и подвергнуты разбору их ошибки. («Возможно, процесс далек от совершенства, но подождите результата!»)

Требование резко сдавать дела может насторожить сотрудника, представляющего коммерческую опасность для фирмы. А если взаимозаменяемость (или готовность к ней) стала нормой, руководителю остается лишь постепенно отрезать непорядочного сотрудника от важной информации, тем самым, сокращая возможные потери до минимума.

Принцип «Доступа к ячейке памяти».

Все решения и наработки по какому-либо вопросу, существующие на данный момент, должны быть легко доступны любому сотруднику, обязанности которого с этим вопросом связаны. Часто встречающийся диалог с руководителем: «Как мне быть с этим трудным клиентом (этим должником, ненадежным поставщиком)?» – «Ну, ты даешь, прямо детский сад! По схеме, конечно. У нас все давно разработано, лежит в папке в шкафу. М-мм, или в столе… Слушай, обратись к Маше или к Пете, у меня нет времени каждому объяснять».

Некоторые инструкции необходимо иметь в письменном виде, иногда даже в виде памяток, которые всегда перед глазами. Процедура ознакомления сотрудника с работой должна включать раздел «Где найти и получить нужную справку». Именно где, а не у кого, потому что времени уйдет меньше, да и ответ будет более точным. Прекрасно, когда в компании существует журнал обобщения опыта. Повышению эффективности работы также способствует периодическое тестирование сотрудников на знание должностных обязанностей и возможности взаимодействия в случае возникновения трудных или нестандартных ситуаций.

Принцип «От слова - к делу».

Отправляясь на собеседование, опытный кандидат готовится к вопросу «Какие предложения по оптимизации работы Вы бы внесли?» Но некоторые пессимисты или реалисты готовы и к следующей ситуации после приема на работу: «Не лезь не в свое дело, кому нужны твои предложения». Обратимся к работодателям: зачем искать активных и настойчивых, если не собираетесь ничего менять? Преимущество нового сотрудника, особенно управленца – свежий, нестандартный подход к решению проблем. Для него естественно задумываться: «Почему я должен это делать именно так?» К сожалению, часто при поисках ответа сотрудник сталкивается с классической фразой Вагонного из фильма «Чародеи», строгим и значительным «Положено!». Порывы новичка, разбившиеся о твердый гранит существующих правил и процедур, - иногда упущенная прибыль компании. Если правила приняты, не значит, что это раз и навсегда. Питер Ф. Друкер отмечал, что все правила необходимо просматривать раз в год. Бывает, они вводятся как временная мера, а при изменении среды сотрудники уже не понимают, в чем их суть. Характерную реакцию на непонятное распоряжение отражает армейская мудрость: не торопись исполнять, так как может последовать приказание, отменяющее первое.

Вкладывая средства в обучение сотрудников, важно понимать, что одна из его целей - заставить сотрудника задуматься, как можно улучшить качество работы, в том числе и содержание процесса. Не только в собственном отделе, но возможно, и в смежных. Если процесс будет проходить так же, как раньше, можно работать больше, напряженнее, усерднее, – но результат, в большинстве случаев, будет тот же самый. Следовательно, совершенствуя коммуникации в компании, надо уделить должное внимание процедуре подачи и рассмотрения предложений по оптимизации работы. Само отношение к предложениям должно быть позитивным и мотивирующим, авторов лучших идей можно поощрять, а самое главное – обоснованные предложения должны быть реализованы.

Принцип обратной связи.

Для многих это - знакомое словосочетание, даже порядком надоевшие, вместе со словечком «продвинутый». В теории коммуникаций обратная связь – обязательное получение ответа и реакции на сообщение. На практике – во многих случаях ваша реакция партнера не интересует. Поэтому обращение за разъяснениями и уточнениями относится к разряду речевых модулей, которые необходимо отрабатывать сотрудникам.

Вместо обратной связи часто применяется техника «глупое ухо» – когда нет желания выполнять распоряжение, лучше сделать вид, что не расслышал. Ее можно смело отнести в разряд «вредных советов», однако слишком эмоциональным сотрудникам рекомендуется использовать ее при переговорах. Пропуская мимо ушей некорректные высказывания коллеги или начальника, проще сберечь нервы и даже получить контроль над ситуацией.

Метод «примерки чужой шкуры».

Заветная мечта некоторых торговых представителей: «Послать бы бухгалтера (начальника, офис-менеджера) на один день в поля! Он бы запел по-другому». Почему нет? При правильной организации этот метод может дать хорошие результаты. Конечно, простое ознакомление с деятельностью других подразделений, круглые столы более традиционны. Помимо улучшения информационного обмена они повышают командный дух, развивают культуру. Но некоторые компании не останавливаться на знакомстве, а идут дальше.

«Примерка» может осуществляться в игровой форме, на тренинге. Например, сотрудники финансового отдела образует команду отдела продаж, маркетологи – производственников и т.п. Порой забавно наблюдать, как, увлекшись игрой и новой ролью, участники начинают отстаивать позиции и интересы «своего» подразделения! Иногда сотрудника запускают оценить ситуацию глазами клиента или покупателя, или отправляют маркетолога за прилавок, продавать. Известен случай, когда после такого рабочего дня сотрудник выбросил в корзину прошлые наработки и концепции, и дела в фирме пошли лучше.

Безусловно, внедрение принципов эффективных коммуникаций и обмена информацией в компании требует времени, сил и средств. Но лучше сделать это – если есть желание достроить башню, пусть не до небес, но планируемой высоты и в нужные сроки.

Кира Канаян

Назад в библиотеку

За 20 лет работы
нашей компанией было
спроектировано
2 643 040 кв.м
торговой площади
в 11 странах

Россия Украина Белоруссия Казахстан Армения Грузия Латвия Литва Киргизия Монголия США

Осуществлены проекты для

134
торговых центров

45
розничных сетей

500+
магазинов

Книга «Проектирование магазинов и торговых центров» Киры Канаян, Рубена Канаян, Армена Канаян

2100 р.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МАГАЗИНОВ
и ТОРГОВЫХ ЦЕНТРОВ

Заказ книги «Проектирование магазинов и торговых центров»

Книга «Проектирование магазинов и торговых центров» Киры Канаян, Рубена Канаян, Армена Канаян – новый труд авторов вышедшей несколько лет назад книги «Мерчандайзинг», можно назвать своеобразной энциклопедией по проектированию магазинов. И опытный ритейлер, и начинающий предприниматель, только планирующий открытие собственного дела найдут в этом издании массу полезной, интересной и, что немаловажно, четко структурированной информации. Торговая архитектура в современном мире это безусловный фундамент торговли как таковой. И один из плюсов книги в том, что взаимосвязь эта в ней не только прослеживается, но и жестко обосновывается ее необходимость. Не секрет, что даже опытный бизнесмен способен не заметить добрую половину подводных камней, поджидающих его еще на стадии выбора места для постройки магазина и его проектирования. Надо ли говорить, что ошибки, совершенные на ранних стадиях данного процесса, зачастую труднопоправимы? Авторы книги предлагают читателям путь, который поможет подобных ошибок избежать.

Вадим Попов,
Специальный корреспондент журнала «Точка продаж»


Торговая недвижимость 2100 р.

Книга «ТОРГОВАЯ НЕДВИЖИМОСТЬ: ВЫЗОВЫ ВРЕМЕНИ и ПЕРСПЕКТИВЫ»

Заказ книги ТОРГОВАЯ НЕДВИЖИМОСТЬ

Книга «Торговая недвижимость: вызовы времени и перспективы» рассказывает о стратегиях девелоперов и розничных торговцев, о направлениях и форматах, которые будут востребованы до 2020 года. В книге представлено множество цифр и показателей из практики действующих объектов, результаты маркетинговых исследований и анализа, проведенного по ряду городов России и других стран. Особое внимание в книге уделяется технологиям работы: представлены подробные методики для девелоперов, управляющих торговых центров, а также для компаний, которые работают в торговых центрах – магазинов, предприятий сферы общественного питания, услуг и развлечений. Даются рекомендации по открытию новых объектов и повышению прибыльности действующих торговых центров и магазинов.


Скачать книгу «Мерчандайзинг»

Дорогие читатели!

В подарок от авторов
КИРЫ и РУБЕНА КАНАЯН
Вам предоставлена возможность

электронную версию бестселлера деловой литературы, книги «МЕРЧАНДАЙЗИНГ»

 

Семинары и тренинги по управлению персоналом «Проектирование магазинов и торговых центров»

СЕМИНАР
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
В ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Увлекательный семинар-тренинг, посвященный вопросам персонала. Какие трудности в работе с персоналом существуют сегодня, и как их преодолевать, какой должна быть организационная структура и кадровая документация, как эффективно построить систему мотивации, предотвратить воровство персонала и т.д. На тренинге предусмотрены ролевые игры, разбор ситуаций, и дискуссии всегда бывают оживленными – ведь вопросы персонала актуальны для всех торговцев.

«Отличный блок. Получила ответы на все свои вопросы и практические рекомендации к применению, с учетом многих важных нюансов».

Трепетова Наталья Викторовна
«Холдит», г. Москва.

Попов Сергей, собственник магазина «Тёплое Море», г. Петропавловск-на-Камчатке

Прошло больше года со дня открытия нашего магазина на Камчатке, концепцию, проект интерьера, дизайн и логотип названия которого вы разработали блестяще. Это не только наше мнение, но так считают многие наши покупатели. За что мы всегда вспоминаем вас хорошим словом. Недавно ко мне приезжали родственники из Сан-Франциско, и они очень удивились и сказали, что такой магазин сантехники в Калифорнии-то редко встретишь.

У многих людей, которые попадают в наш магазин первый раз, появляется ощущение, будто они попали в другой мир. Магазин изнутри ассоциируется с чем-то современным, комфортным, спокойным, расслабляющим и в то же время заряжающим, положительно, эмоционально настраивающим на выбор товара и покупку.

Сергей Попов,
собственник
магазина «Тёплое Море»,
г. Петропавловск-на-Камчатке

Рейтинг@Mail.ru
ГЛАВНАЯ
КОНТАКТЫ
КАРТА САЙТА
Подписка на бюллетень РОЗНИЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ